Satın Alma ve İhale Yönetmeliği
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Bu Yönetmeliğin amacı, Kastamonu Köy Kalkınma ve Diğer Tarımsal Amaçlı Kooperatifler Birliği’nin ihtiyaçları dikkate alınarak, yurt içinden veya yurt dışından yapılacak her türlü mal ve/veya hizmet alımı, kiralama, proje, etüt, taşıma, müşavirlik, inşaat, onarım, bakım ve benzeri işlerde en uygun değer ve şartlarla en uygun zamanda piyasa koşulları içerisinde temin edilmesinde uygulanacak usul ve esasları düzenlemektir.
Bu yönetmelik; Kastamonu Köy Kalkınma ve Diğer Tarımsal Amaçlı Kooperatifler Birliği’nin ihtiyaç duyduğu ve satın alma talep formu (EK-1) ile, ilgili birimlerce talep edilen her türlü, mal ve/veya hizmet alımları, inşaat yapım, onarım, kiralama, taşıma ve uygulanacak projelerde öngörülen makine, teçhizat, alet ve donanımların temini ile benzeri işlerin yapılması ve yaptırılmasına ilişkin ilke, yöntem ve kuralları kapsar.
Bu Yönetmelik, 25.12.2019 tarih ve 44 sayılı yönetim kurulu kararı ile Türk Ticaret Kanunu, Kooperatifler Kanunu ve ilişkili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Bu Yönetmelikte geçen;
a) Birlik: Kastamonu Köy Kalkınma ve Diğer Tarımsal Amaçlı Kooperatifler Birliği’ni,
b) Alım-Satım: Taşınır ve/veya taşınmaz varlıklar ile her türlü ihtiyaç maddeleri, hizmet ve hakların en iyi şekilde, uygun değer ve şartlarla, zamanında alım ve satımını,
c) Başkan: Birlik Yönetim Kurulu Başkanını,
d) Birlik Yönetim Kurulu Üyesi: Birlik Yönetim kurulunda görevli üyeyi,
e) Birlik Müdürü: Ana sözleşmenin 56. Maddesine göre yönetim kurulunca atanan personeli, atanmaması veya yetkilendirilmemesi durumunda yetkilendirilen yönetim kurulu murahhas üyesini ifade eder.
f) İdare: Birlik tüzel kişiliğini temsil eden ve yönetim kurulu adına imza yetkisi verilen üst düzey yöneticilerini,
g) Satın Alma Komisyonu: Kastamonu Köy Kalkınma ve Diğer Tarımsal Amaçlı Kooperatifler Birliği’nin satın alma sürecinin bu yönetmelikte belirlenen kurallara ve mevzuata uygun olarak yürütülmesinden sorumlu birimi,
ğ) Kiralama: Kastamonu Köy Kalkınma ve Diğer Tarımsal Amaçlı Kooperatifler Birliği’nin kira sözleşmesinin kiracı tarafını oluşturmasını,
h) Kiraya verme: Kastamonu Köy Kalkınma ve Diğer Tarımsal Amaçlı Kooperatifler Birliği’nin kira sözleşmesinin kiraya veren tarafını oluşturmasını,
ı) Mal: Satın alınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır ve taşınmaz mal ve hakları,
i) Yapım: Her türlü inşaat işleri ve bu işlerle ilgili tesisat, imalat, ihzarat, nakliye, tamamlama, onarım, restorasyon, çevre düzenlemesi, sondaj, yıkma, güçlendirme ve montaj işleri ile benzeri yapım işlerini,
j) Yüklenici: Üzerine ihale yapılan veya satın alma sözleşmesi imzalanan istekliyi,
k) Hizmet: İlgili mevzuata göre çalıştırılan personel istihdamı hariç olmak üzere, gerçek ve/veya tüzel kişilere ücret karşılığında yaptırılacak araştırma, etüt, plan, proje, proje kontrollük, periyodik bakım anlaşmaları, tamirat ve tadilat, yüklenici, fuar organizasyonları, müşavirlik ve her türlü hizmet satın alma işlerini,
l) Muayene ve kabul komisyonu: Satın alma komisyonu tarafından belirlenen ve onay gören alım veya ihale işlemlerinin tamamlanmasını müteakip, işin istenilen vasıfta olduğunun tespitine yetkili olan komisyonu ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Satın Alma ve İhale İşlerinde Yetkili Organlar,
Satın Alma ve İhale Usulleri ve İlkeleri
Satın alma ve ihale işlerinde yetkili organ ve kişiler
MADDE 5 – (1) Bu Yönetmelikte yazılı işleri yaptırma ve parasal sınırlarını belirleme, satın alma komisyonu kararını onama ve iptal etme yetkisi, Birlik Yönetim Kuruluna aittir. Yönetim kurulu bu yetkisini yönetim kurulu üyelerinden imza yetkili en az iki üyesine müştereken devredebilir.
(2) Gayrimenkul alımı, satımı Birlik genel kurulunun onayıyla yapılır, teklif alma veya ihale sürecine tabi değildir.
(3) Satın alma komisyonu: Birlik Yönetim Kurulu tarafından belirlenen yönetim kurulu üyelerinden herhangi birisinin başkanlığında, alım talebinde bulunan ilgili birimin sorumlusu ve görevlendirilen herhangi bir diğer personelden oluşur. Komisyonun görevlerini kolaylaştırmak amacıyla satın alma görevlisi görevlendirilebileceği gibi, komisyona yardımcı olmak üzere uzman ve teknik kişiler de görevlendirilebilir. Yönetim kurulu onayı alınmak suretiyle sürekli veya geçici alım ve satım komisyonları kurulabilir.
(4) Gayrimenkul kiralaması ve kiraya verilmesi, nakil veya hizmet araçları alımı, satımı ve kiralanması yönetim kurulunun onayıyla yapılır, teklif alma sürecine tabi değildir.
(5) Projeli alımlarda finans sağlayan kuruluşça istenilen satın alma yöntemi uygulanır.
(6) Pazarlık ve teklif alma yöntemlerinde ilanlar internet yolu ile de yapılabilir.
(7) Her türlü mal/hizmet alımı için istek sahibi birim tarafından satın alma talep formu düzenlenir.
Satın alma ve ihale ilkeleri
MADDE 6 – (1) Satın alma ve ihale ilkeleri şunlardır:
a) Belirlenen limitin üzerindeki her satın alma işleminde en az üç firmadan mutlak surette teklif alınması gerekir.
b) Satın almanın mümkün olan en uygun şartlarda ilk elden ve piyasa rekabet şartları gözetilerek yapılması gerekir.
c) Satın almalarda tercih yapılırken, firmaların referansları, istenilen kaliteyi verme yeteneği, istenilen zamanda teslim, en uygun ödeme ve bakım koşullarını sağlama gibi özellikler göz önünde tutulur.
ç) Satın alma talebinin belirli nitelikleri, teknik özellikleri ve markayı içermesi durumunda satın alma, doğrudan pazarlık usulü ile gerçekleştirilebilir.
d) Satın alınması kararlaştırılan mal, hizmet, proje ve yapım işlerinin belirlenen usullerle gerçekleştirilmesini müteakip, aynı işin devamı, ilave ve benzeri işler için gereken satın alma işlemleri ve yapım işlerinin projeye bağlı olarak sonuçlandırılması ve tamamlanması bakımından, aynı fiyattan ve yeni bir teklif alınmadan veya ihaleye çıkılmadan yönetim kurulu onayı ile devam ettirilebilir. Bu ilave işler ve satın almalar için yeni teklif ve karar almaya gerek duyulmaz, satın alma aynı kararla ilişkilendirilerek gerçekleştirilir.
e) İstek sahibi veya ilgili birim tarafından satın alma talep formu doldurularak iletilen mal/hizmet talepleri, satın alma Komisyonu tarafından yerine getirilir. Satın alma Komisyonu, satın alma işlemlerini Birlik genel kurulunun vermiş olduğu yetki sınırları çerçevesinde, gerekli onayları alınan satın alma talebi ile gerçekleştirir.
f) Satın alımlarda, birinci fıkrada sayılan yöntemlerin uygulanmasında sadece en düşük fiyat ölçütü esas alınmayıp, istenilen mal ve hizmetin fiyatı, kalitesi, istenilen zamanda teslim/bakım/garanti şartları, isteklilerin deneyim, liyakat ve mali durumları birlikte değerlendirilir ve Birliğin yararına en uygun teklif tercih edilir.
g) Alımı yapılacak mal veya hizmet için talep eden birim tarafından teknik şartname hazırlanır ve satın alma komisyonuna iletilir. Hazırlanan şartname ayrıntılı iş tanımını, istenecek belge ve evrak bilgisini içermelidir. İlgili şartname, ön araştırma sonucunda seçilerek belirlenen tedarikçilere, varsa ek dokümanları ile birlikte gönderilir.
h) Tüm değerlendirmeler bir tutanağa bağlanarak görevliler tarafından imza altına alınır ve yönetim kurulunun onayına sunulur.
Doğrudan temin usulü
MADDE 7 – (1) Doğrudan temin usulü;
a) Önceden alımı yapılan mal, demirbaş, teknoloji ve hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için ilk alım yapılan kişi veya kurumdan alınması,
b) Mal ve hizmet sağlayıcının tek bir kişi olması durumunda alımın yapılması,
c) Ani veya olağanüstü durumlar nedeniyle alımın acil olarak yerine getirilmesinin zorunlu olması,
ç) Konaklama ve seyahatlere ilişkin alımlar yapılması,
d) Tüketim malzemeleri alımı,
e) Fikri ve sınai mülkiyet haklarının alımı,
f) Hukuksal danışmanlık, mali müşavirlik, denetim ve avukatlık hizmetlerinin alınması,
g) Alanında uzmanlaşmış sanatçı, bilim insanı, kişi ve kuruluşlara yaptırılan sanatsal, bilimsel ve teknik özelliklere sahip işlere ilişkin mal ve hizmet alımı,
ğ) Menkul ve gayrimenkul kiralaması ve satın alınması,
h) Yukarıda sayılanlar dışında kalan ve satın alma yetkilisine tanınan yetkileri aşmayan alımlar,
Durumunda uygulanır.
(2) Personel maaş ücretleri, anlık günlük ihtiyaç ve her türlü sarf malzemeleri, arıza veya onarıma esas teşkil eden yedek parçalar, temizlik işleri, gıda gibi olağan hizmetler, küçük donanım ve yazılımlar, pazarlık imkânının bulunmadığı büyük alışveriş merkezlerinden yapılacak satın alımlar, bedeli ne olursa olsun elektrik, su, doğalgaz, posta ve benzeri abonman sözleşmesine veya akaryakıt, köprü, vapur, feribot, tercihli yol gibi ücretleri tarifeye bağlanmış her türlü işler doğrudan temin usulü ile yapılır.
Pazarlık usulü
MADDE 8 – (1) Bu usulde işin nitelik, özellik ve gereğine göre belirlenen en az üç istekliden yazılı teklif alınır. Aranan koşulları taşıyan isteklilerle alım, satım veya kiralama şartları ve bedel üzerinde pazarlık yapılır ve satın alma sonuçlandırılır.
Kapalı teklif, açık teklif, açık eksiltme usulü
MADDE 9 – (1) Bu Yönetmelik hükümleri uyarınca doğrudan temin veya pazarlık usulü ile yapılması parasal sınırlar nedeniyle mümkün olmayan veya bu usullerin uygulamasının uygun görülmediği hallerde satın alma yetkilisi tarafından kapalı teklif, açık teklif veya açık eksiltme usulü uygulanır.
(2) Kapalı teklif usulü: Bu usulde, teklifler yazılı olarak yapılır. Teklif mektubu bir zarfa konulduktan sonra, zarfın üzerine teklif veren firma veya şahsın ismi, teklif verdiği konu, açıkça yazılıp zarf kapatılır. Zarfın kapanan kısmı teklif veren tarafından imzalanır. Teklif mektubunun şartnameye uygun olarak hazırlanması ve şartnamede teklif mektubu ile beraber verilmesi istenen belge ve ek bilgiler varsa bunların mutlaka verilmesi gerekir. Teklif mektuplarında teklif edilen fiyatlar rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılır. Teklif mektupları teklif veren tarafından imzalanır.
(3) Açık teklif usulü: Niteliği itibariyle açık teklif alınmasında fayda görülen veya kapalı teklif istenilmesinin gereksiz zaman kaybına neden olacağı hallerde, yazılı tekliflerin açık olarak veya faks ya da e-mail ile alınması suretiyle gerçekleştirilen satın alma usulüdür.
(4) Açık eksiltme usulü: Bu usulde ihaleye; istenilen iş veya malı, şartnamede yazılı şartlara uygun olarak temin edebilecek kimseler katılabilir ve hazır bulunanlar tarafından yapılacak tekliflerle uygun fiyatın belli olması üzerine, en uygun teklifte bulunana ihale yapılır. Açık eksiltme usulü ile ihale aşamasında aşağıdaki esaslara uyulur:
a) 7. Maddenin 1. fıkrasında belirtilen alımlarda komisyon onayıyla işin diğer ihale usullerinden biriyle yapılmasında Birliğe fayda sağlamayacağına karar verilen işler açık eksiltme usulü suretiyle ihale edilir.
b) Açık eksiltmeye; şartnamede gösterilen şartlara uymak, teminatını vermek ve gerekli belgeleri komisyona ibraz etmek şartıyla herkes katılabilir. Komisyonca; teminatı ve belgeleri incelendikten sonra, durumları şartnameye ve ilgili mevzuata uygun bulunmayarak açık eksiltmeye giremeyecek olanlara teminatları ve belgeleri iade edilir. Bu husus ayrıca bir tutanakla belirtilir.
c) Açık eksiltmeye katılmaya hak kazananlar bir tutanakla tespit edildikten ve bu husus orada hazır bulunan isteklilere duyurulduktan sonra; komisyon başkanı isteklileri, şartnameyi imzalamaları ve teklif vermeleri için davet eder. Şartnameyi imzalamayan istekliler teklif veremez.
ç) Teklif vermekten çekilenler ile teklif verecek istekli kalmadığının belirlenmesinden sonra; komisyonca yönetim kurulunun onay şartına bağlı olmak üzere, en son ve en düşük teklif veren teklif sahibine ihalenin yapıldığı bildirilir ve bu husus karara yazılarak imzalanır.
(5) Kapalı teklif veya açık teklif veya açık eksiltme usulünün uygulandığı hallerde satın alma görevlisi tarafından aşağıdaki bilgileri içeren şartname hazırlanır. Şartnamede;
a) İşin çeşidi, niteliği, tahmini bedeli,
b) İşin süresi, başlama ve bitirme tarihleri,
c) Sözleşmeye aykırılık oluşturacak haller ve cezai şartlar,
ç) Kontrol, teslim ve tesellüm şartları,
d) Teminat koşulları,
e) Satın almaya katılma şartları ve katılmayacak olanlar,
f) Tekliflerin geçerlilik süreleri,
g) Ödeme ve avansa ilişkin hükümler,
ğ) Tekliflerin nereye verileceği ve son teklif verme tarihi,
Bulunur.
(6) Tedarikçinin belirlenmesinden sonra alım sürecini düzenleyen sözleşme taraflarca imzalanır.
E-ihale
MADDE 10 – (1) Birlik, satın alma faaliyetlerini daha etkin yürütmek ve satın almalarda en uygun fiyatı bulmak amacıyla satın almalarını elektronik ortamda gerçekleştirebilir. E-İhalenin söz konusu olması halinde Birlik tarafından gerekli alt yapı çalışmaları yapılır.
Satın alma talepleri
MADDE 11 – (1) Birimler, talep ettikleri mal veya hizmetin konusunu, ihtiyacını ve özelliklerini içeren taleplerini satın alma talep formu (EK-1) ile İdareye iletirler. İdare tarafından söz konusu ihtiyaçlar Yönetim Kuruluna bildirilir.
(2) Toplanan talepler satın alma komisyonu başkanlığına gönderilir. Bütçeye uygunluğu tespit edilen talepler alım usulü belirlenerek gerçekleştirilir.
(3) Önceden yönetim kurulu tarafından belirlenen limitlerin aşılması halinde ayrıca her alıma mahsus olmak üzere yönetim kurulundan yetki alınır.
Acil durumlarda satın alma işlemleri
MADDE 12 – (1) Acil durumlarda satın alma işlemleri, idarenin sorumluluğunda doğrudan yürütülür. Acil durumlar, meydana gelebilecek ve anında müdahale edilemediğinde maddi-manevi zarar doğurabilecek veya hizmeti aksatabileceği için satın alma usullerinin uygulanmasının beklenemeyeceği olaylar olarak kabul edilir.
(2) Acil durumların tespiti idarece yapılır. Bu satın almalarda satın alma ve ihale usulleri aranmaz.
İlan
MADDE 13 – (1) Yaklaşık maliyeti yönetim kurulu tarafından yüksek görülen işler için günlük gazetelerde, düşük görülen işler Birliğin internet sitesinde veya ilan panolarında ihale tarihinden en az on gün önce ilan edilir.
(2) Doğrudan temin usulünde ve kapalı/ açık teklif alma usulünde ilan yapılmaz.
(3) İlan usulünün belirlenmesinde kullanılan meblağ sınırları yönetim kurulu tarafından belirlenir.
Uygulanacak usulün belirlenmesi
MADDE 14 – (1) Yönetim kurulunun tespitine bağlı olarak işler, açık teklif, kapalı teklif veya açık eksiltme usulüyle yapılır. Yönetim kurulu tarafından maliyeti düşük görülen işler, teklif alma veya pazarlık usulüyle yapılır. Doğrudan veya acil alımlar için meblağ sınırı belirlenmemiştir. İhale usulünün belirlenmesinde kullanılan meblağ sınırları yönetim kurulu tarafından belirlenir.
Satın alma veya İhaleye katılamayacak olanlar
MADDE 15 – (1) Doğrudan doğruya veya bir aracı ile ihaleye katılmayacak olanlar şu şekilde belirlenmiştir:
a) Kamu idareleri ile iktisadi devlet teşekküllerinin ihalelerine girmekten men edilmiş olanlar,
b) Birlikten ücret alan personel veya yöneticileri,
c) Daha önce kendisine iş verildiği halde, taahhütlerini, sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getiremeyenler,
ç) Birlikte yönetici veya denetçi pozisyonunda olanların ve eşlerinin üçüncü dereceye kadar (bu derece dâhil) kan ve ikinci dereceye kadar (bu derece dâhil) kayın hısımları ile evlatlıkları, evlat edinenleri ve ortakları ile ticari işlem yapılamaz.
Satın alma talep formunda bulunması gereken bilgiler
MADDE 16 – (1) Satın alma talep formunda aşağıda belirtilen bilgiler bulunur:
a) İhtiyaç bildiren birimin adı ve birim sorumlusunun imzası.
b) Satın alınması talep edilen mal/hizmetin tanımı, özelliği, cinsi, ölçüsü ve miktarı.
c) Satın alma talebinin gerekçesi.
d) Gerekli görülen diğer açıklamalar.
Mal/Hizmet Teslim Alma ve Ödeme
MADDE 17- (1) Mal/hizmet teslim alımları ve ödemeler aşağıdaki şekillere uygun olarak yapılır:
a) Mal teslim alma: Mal tesliminde; istek sahibi birim görevlisi, alınan malzemenin uygunluğunu kontrol edip onaylamaktan sorumludur. Gerektiğinde muayene ve kabul komisyonu oluşturulabilir.
b) Hizmet teslim alma: Hizmetin sunuluşu sırasında varsa sözleşme maddeleri, yoksa teklifte belirtilen kriterler hizmetlerin teslim alınması esnasında istek sahibi tarafından takip edilir. Hizmetlerin takibi sırasında ortaya çıkan ve hizmet bedelini etkileyecek artışlar, nedenleri ile birlikte yazılı olarak satın alma komisyonuna bildirilir ve gerekirse yeni bir satın alma talebi doldurulur. İstek sahibi hizmetin kontrol ve onayından sorumludur.
c) Mal/Hizmet uygunluğu onaylanmış olan faturalar, satın alma komisyonu tarafından Birlik Yönetim Kurulu Başkanlığına gönderilir. Gerekli onayları tamamlanmış olan fatura, Mali Müşavir tarafından, tedarikçi ile anlaşılmış ödeme koşulları çerçevesinde, Birliğin genel ödeme durumuna ve tarihlerine uygun olarak ödenir ve muhasebeleştirilir.
Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller
MADDE 13- Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde diğer mevzuat hükümleri ve yönetim kurulu ve genel kurul kararları uygulanır.
MADDE 14- Bu Yönetmelik yönetim kurulunun teklifi ile genel kurulun onay tarihinde yürürlüğe girer.
MADDE 15- Bu Yönetmelik hükümlerini yönetim kurulu yürütür.
